Excel permite trabajar con múltiples formatos y cada uno tiene su función. En este artículo exploraremos los diferentes formatos de existen en la actualizadas con el Microsoft Office 365.
¿Cómo cambiar de formato en Excel?
Hay varias opciones, la más sencilla es usar la opción “exportar”: Haz clic en Archivo > Exportar > Cambiar el tipo de archivo.
Otra opción, es utilizar la opción “guardar cómo”, para seleccionar el formato en el que se quiere guardar. En este caso Excel ofrece numerosas opciones:
Cómo hay bastante tela que cortar, vayamos viéndolos uno a uno.
Formatos de Excel para trabajar con ellos
Estos formatos están pensados para directamente trabajar en ellos en Excel (u otras herramientas de hojas de cálculo)
El formato Libro de Excel (.xlsx)
Es el formato predeterminado y más flexible para almacenar libros de Excel que no contienen macros y es compatible con Excel 2007 o versiones superiores.
El formato Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm)
Es el formato requerido si el libro de Excel incluye macros. Las macros son secuencias de instrucciones que automatizan ciertas operaciones en Excel.
El formato Libro binario de Excel (.xlsb)
Optimiza el tamaño del archivo y el rendimiento al abrirlo y guardarlo. Es recomendable si su libro tiene gran cantidad de datos o fórmulas complejas. Este formato admite macros y es compatible con Excel 2007 o versiones superiores.
El formato Libro de Excel 97-2003 (.xls)
Se debe utilizar solamente si desea guardar su libro de Excel en una versión anterior a Excel 2007. Este formato admite macros, pero no algunas características nuevas de las versiones más recientes de Excel.
El formato hoja de cálculo de OpenDocument (.ods)
Es un formato abierto y gratuito que puede ser utilizado por otras aplicaciones de hoja de cálculo, como Google Docs y OpenOffice.org Calc. Este archivo puede contener macros, fórmulas, gráficos y otros elementos propios del libro.
Formatos de Excel para exportar e importar
Son formato estructurados pensados para ser procesados por una máquina:
El formato CSV (delimitado por comas) (.csv)
Es un formato que almacena los datos del libro en un archivo de texto plano, utilizando comas como separadores de valores. Es útil si desea importar o exportar datos desde o hacia otras aplicaciones distintas a Excel, como bases de datos o editores de texto.
El formato de texto (.txt)
Este formato, al igual que el CSV, es para texto planos y delimitados. Es buena idea usarlo para exportar e importar en otras herramientas.
El formato SLK (.slk)
También es un formato de texto simple que se puede importar y exportar fácilmente entre diferentes aplicaciones de hoja de cálculo. Este archivo no contiene macros ni fórmulas, solo datos separados por comas o puntos y comas.
El formato DIF (.dif)
Es un formato binario que se puede importar y exportar entre diferentes aplicaciones de hoja de cálculo. Este archivo no contiene macros ni fórmulas, solo datos codificados en números y letras.
Formatos de plantilla en Excel
Estos archivos están pensados para ser usados como punto de partida para la creación de otros libros.
El formato plantilla de Excel (.xltx)
Es un archivo que almacena la estructura y la configuración de un libro de Excel para ser usado como modelo en la creación de otros libros. Este archivo no contiene macros.
El formato plantilla de Excel habilitada para macros (.xltm)
Almacena la estructura, la configuración y las macros de un libro de Excel para ser usado como modelo en la creación de otros libros, incluyendo macros.
El formato hoja de cálculo XML (.xml)
Estructura los datos de un libro de Excel en un formato estándar basado en etiquetas XML (Extensible Markup Language), que es un lenguaje universal para el intercambio de información entre diferentes aplicaciones y plataformas.
Formatos de visualización
Pensados para visualizar y no para trabajar con ellos. No contienen macros ni fórmulas, solo el aspecto visual del libro
El formato PDF (.pdf)
Convierte el libro de Excel como un documento de texto e imágenes que se puede ver e imprimir en cualquier dispositivo sin necesidad de tener Excel instalado. Es el formato más común.
El formato XPS (.xps)
Guarda el libro de Excel como un documento XML que se puede ver e imprimir en cualquier dispositivo con el visor XPS instalado.
Conclusiones
Existen múltiples opciones, y cada una tiene su sentido. El gran qué es ser capaz de usar el que hace falta en cada caso.
Generalmente, hay que buscar una solución de compromiso entre formatos simples y con pocos datos (como el CSV) y formatos con muchos datos, pero pesados (como el XLSM).
Espero que este artículo haya ayudado a clarificar qué archivos admite Excel, qué formatos son los habituales y que funciones tienen.
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