La gran mayoría de los errores en tablas dinámicas vienen del origen de los datos, pero ¿Cuáles son los errores más comunes?
1. Celdas combinadas
Las celdas combinadas tienen su función, que es meramente estética, por lo tanto solo son recomendables para plantillas o para una hoja de resumen/conclusiones, NUNCA, repito, para una hoja de almacenamiento de datos.
Nunca, nunca, nunca utilizarlas en un excel que pretenda servir de base de datos. Nunca, insisto, jamás. No permite el uso de filtros si se usa en encabezados, no permite utilizar tablas dinámicas, no permite la importación a un Access, no permite el uso de funciones sobre vectores.
2. Ausencia de campo clave
Es recomendable tener al menos un campo clave en cada tabla. Dicho campo ayuda a evitar duplicidades y asegura un campo para contar. Debe ser un campo que nunca esté en blanco, y que no tenga duplicados, es decir que sea único por fila.
3. Incoherencia de formatos en cada columna
Cada columna debe ter un formato concreto, especialmente los de fecha y hora. Tener algunas en formato fecha y otras en formato número provoca errores de ordenación y agrupación.
4. Campos texto en lugar de números con formato
Meter números mediante campo texto dificulta el análisis, ya que no permite operar con ellos. Si tenemos un número, lo recomendable es meterle las unidades mediante formatos y los comentarios que pueda tener con texto en otro campo.
5. Introducción de categorías mediante texto libre
Si bien no es un error en si mismo, es altamente recomendable definir a priori las categorías y mediante validación de datos evitar que el usuario añada categorías inexistentes o introduzca todo tipo de errores o incoherencias.
6. Encabezados en varias capas
Los encabezados son lo más importante de una tabla, y determinan como se puede tomar datos de esta de manera automática.
Si todos los encabezados están en la misma fila, el análisis y la referencia de datos es mucho más sencilla. Ponerlos en varias además dificulta el filtrado de datos.
7. No separar las hojas resumen o de conclusiones de las hojas de datos “brutos”
La manera optima de almacenar datos es mediante campos congruentes y en formato base de datos.
Esta manera suele ser engorrosa y poco visual para mostrar los datos, por lo que es muy razonable tratar de separar la información en 2 fases: almacenamiento y visualización. Lo importante es que la actulización entre la fase de almacenamiento y visualización se automatica. Puede hacerse mediente funciones, macros o, especialmente tablas dinámicas.
Estos son los 7 pecados capitales de la coherencia de datos. Cuando crees una tabla de excel importante, cuyos datos sea interesante en el futuro, piensa en la coherencia de los datos como una necesidad y un ahorro de trabajo futuro.