Cómo proteger la coherencia de las hojas de cálculo

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La integridad de la hojas de cálculo es clave para poder trabajar con eficiencia en Excel. En este artículo veremos como proteger la coherencia de las hojas de cálculo.

El arte de hacer un Excel “Anti-vandálico”.

En muchas ocasiones debemos hacer hojas de Excel para que sean rellenadas por otras personas, ya sean para registros o para algún tipo de contabilidad.

Por mucho que una hoja de cálculo haya sido cuidadosamente diseñada para mantener la más exquisita coherencia (evitando los 7 pecados capitales de la coherencia de datos que vimos aquí), el usuario, especialmente si no es particularmente ducho en Excel, siempre buscará la manera de arruinar nuestro esfuerzo de tener un Excel coherente y ordenado.

A continuación, veremos las técnicas básicas para protegernos de estos “terroristas” de las hojas de cálculo.

Protección de la hoja y estructura

El primer paso es proteger la hoja de tal manera que no pueda ser arruinada la estructura. Mi recomendación es proteger toda la hoja, con contraseña, y con la herramienta “permitir editar rangos” solamente permitir escribir en las celdas necesarias [Es necesario primero fijar los rangos permitidos, y entonces proteger la hoja; al revés no funciona].

proteger hoja en excel
Img. 1: Herramientas de protección de la hoja

De esta manera evitamos que el usuario edite los encabezados, combine celdas, o cree nuevas columnas.

Aseguramiento de formatos

Muchas veces queremos que el usuario nos responda cosas concretas, cómo fechas o números, pero se empeña en ponernos una cadena de texto que hará que no podamos tratar los datos en el futuro con efectividad mediante tablas dinámicas.

Para ello emplearemos la función “Validación de datos”:

Validar datos en excel
Img. 2: Validación de datos

De esta manera no solo podemos forzar el formato, sino también obligar a que los valores estén en la lista de razonables, por ejemplo, no dejando poner fechas en el pasado o muy lejos en el futuro:

Validación de datos con fechas
Img. 3: Ejemplo de validación de fechas

Otra opción, para los valores cualitativos, es fijar listas de ítems, para que no puedan “inventarse” nuevos conceptos. Dentro de estas listas se podría poner una opción “otros” para tener todos los casos extraños agrupados.

Está opción es mucho más razonable que dejar un campo libre susceptible de tener errores de deletreo o conceptos que no encajan dentro de categorías predefinidas.

Validación de datos de lista
Img. 4: Ejemplo de validación de lista

Esto parece lógico, pero falta en muchas ocasiones provocando malinterpretaciones y diferencias de criterio.

Explicación de qué se espera que se ponga en cada columna

Puede ponerse un comentario en cada encabezado explicando cada uno de ellos, o incluso una tabla auxiliar que explicite a que se hace referencia.

Validación de datos con lista (leyenda)
Img. 5: Tabla explicativa de un criterio de evaluación

Corolario

Con estas medidas se mejorará indiscutiblemente la coherencia de los datos y favorecerán el análisis posterior de estos datos. Si con esto no llega, formar a usuario en la importancia de los datos sería muy recomendable para mejorar su implicación al respecto.

Recordad, es deber de quien hace cada Excel el hacerlo de la manera que los datos estén lo más accesibles posibles para el análisis.